Cambiare gestionale in cloud: cosa prevede il Data Act

Dal 12 settembre 2025 si applica in tutta l'Unione europea il Data Act, il regolamento che fissa regole comuni sull'uso dei dati. Una parte riguarda direttamente chi usa software in cloud, compresi i gestionali in abbonamento: il cliente ha diritto a cambiare fornitore e a portarsi via i propri dati, e dal 12 gennaio 2027 il fornitore non potrà più chiedere nessuna tariffa per il passaggio. Secondo ISTAT, nel 2025 il 75,6% delle imprese italiane con almeno 10 addetti acquista servizi di cloud computing: per molte di loro una parte dei dati aziendali sta già sui server di un fornitore.

Questo articolo spiega cosa prevedono le nuove regole, cosa non risolvono e cosa conviene controllare oggi nel contratto del proprio software.

Cosa cambia con il Data Act

Il capitolo del regolamento dedicato al passaggio tra servizi di trattamento dei dati vale per i servizi cloud in generale, dai server alle applicazioni usate via browser. Secondo la pagina della Commissione europea che spiega il regolamento, i punti principali sono tre:

il cliente deve poter passare da un fornitore all'altro in modo semplice;
i fornitori di applicazioni in cloud devono rendere disponibili interfacce aperte e, come minimo, esportare i dati in un formato di uso comune e leggibile da una macchina;
il regolamento fissa requisiti minimi per il contenuto dei contratti cloud, così che il cliente sappia in anticipo come funziona l'uscita.

Per i dati che contano nel passaggio la Commissione indica i dati di input e di output, compresi i metadati. In un gestionale questo significa anagrafiche, articoli, listini, ordini, documenti e storico movimenti.

Le tempistiche previste

La scheda informativa della Bundesnetzagentur, l'autorità tedesca competente per il Data Act, riassume le scadenze che il regolamento impone al fornitore:

Fase	Cosa prevede
Preavviso	al massimo due mesi dalla richiesta del cliente per preparare il passaggio
Periodo di transizione	al massimo 30 giorni di calendario, estendibile una volta dal cliente
Passaggio complesso	il fornitore deve avvisare entro 14 giorni lavorativi se non bastano 30 giorni; il periodo può arrivare a sette mesi
Dopo il passaggio	i dati restano recuperabili per almeno 30 giorni di calendario, poi vanno cancellati salvo obblighi di conservazione
Costi	fino al 12 gennaio 2027 solo i costi legati direttamente al passaggio, comunicati in anticipo; dopo, nessuna tariffa

Sono regole pensate per evitare la situazione che molti titolari conoscono: si vuole cambiare software, ma l'esportazione dei dati è un file incompleto, a pagamento, o arriva dopo settimane.

Cosa potrebbe ancora cambiare

A novembre 2025 la Commissione europea ha presentato un pacchetto di semplificazione delle norme digitali, il cosiddetto Digital Omnibus. Tra le proposte ci sono esenzioni mirate alle regole sul passaggio per i servizi realizzati su misura e per i servizi forniti da piccole e medie imprese o da piccole imprese a media capitalizzazione, limitate ai contratti firmati prima dell'entrata in applicazione del Data Act.

Secondo un'analisi dello studio legale Greenberg Traurig del 15 luglio 2026, il testo di compromesso del Consiglio era ancora in negoziazione. In quella versione i fornitori esentati non sarebbero obbligati a rinegoziare i contratti in corso prima della scadenza, mentre il divieto di tariffe di passaggio dal 12 gennaio 2027 resterebbe. Il testo prevede anche che i contratti a durata determinata possano includere penali proporzionate per il recesso anticipato.

Per una piccola impresa la conseguenza è pratica. Se il fornitore del tuo gestionale è a sua volta una piccola o media impresa e il contratto è stato firmato prima di settembre 2025, alcune garanzie potrebbero arrivare solo al rinnovo. Vale la pena leggere il proprio contratto senza dare per scontato che tutto sia già coperto.

Cosa la legge non risolve

Il Data Act garantisce che i dati escano in un formato leggibile. Non garantisce che il nuovo software li sappia leggere, né che con i dati esca anche il modo in cui l'azienda li usa.

Prendiamo un'impresa di dodici persone che vende componenti a installatori e usa da sei anni un gestionale in abbonamento. Decide di cambiare perché il programma non gestisce bene i listini per cliente. Con l'esportazione riceve una serie di file con clienti, articoli, ordini e fatture. Restano fuori, o vanno ricostruiti a mano:

le personalizzazioni fatte negli anni, come campi aggiuntivi, stati degli ordini e regole di sconto;
i report e le stampe che l'ufficio usa ogni settimana;
i collegamenti con altri strumenti, per esempio con il sito, il magazzino o il commercialista;
le abitudini delle persone, che hanno imparato a lavorare con quelle schermate.

Il costo vero di un cambio di software sta quasi sempre qui: nel tempo per mappare i dati vecchi su quelli nuovi, verificare che i saldi tornino e riorganizzare il lavoro. La nuova normativa toglie una barriera economica, non questo lavoro.

Cosa controllare oggi nel contratto

Anche se non si pensa di cambiare, conoscere la propria via d'uscita è una forma di tutela. Qualche domanda da fare al fornitore, o da cercare nelle condizioni di servizio:

Quali dati si possono esportare e in quale formato: tutti i dati o solo le anagrafiche? Anche lo storico e gli allegati?
Chi fa l'esportazione: è disponibile da un pannello o va chiesta all'assistenza? Con quali tempi?
Durata e recesso: il contratto è annuale o pluriennale? Sono previste penali per uscire prima?
Costi di uscita: oggi c'è una voce per l'esportazione o la migrazione? Dal 12 gennaio 2027 le tariffe di passaggio non saranno più ammesse.
Cosa succede ai dati dopo la disdetta: per quanto tempo restano disponibili e quando vengono cancellati.

Da dove partire

Qualche passo semplice, in ordine di impegno crescente.

1. Fai un elenco dei software in cloud che usi. Gestionale, fatturazione, CRM, archivio documenti. Per ognuno annota scadenza del contratto e referente.

2. Prova un'esportazione. Chiedi o scarica un'esportazione completa e aprila. Controlla se ci sono tutti i dati che ti servirebbero per ripartire altrove.

3. Tieni una copia periodica. Un'esportazione ogni mese o ogni trimestre, conservata in azienda, protegge anche da problemi diversi dal cambio di fornitore.

4. Considera la portabilità quando scegli. Al prossimo acquisto o rinnovo, la facilità di uscita è un criterio da mettere accanto a prezzo e funzioni. Nell'articolo su gestionale pronto o su misura ci sono altri criteri per confrontare le alternative.

In sintesi

Il Data Act rende più facile cambiare software in cloud: preavvisi massimi, tempi di passaggio definiti, esportazione in formati leggibili e, dal 12 gennaio 2027, nessuna tariffa di passaggio. Alcune esenzioni per i contratti più vecchi sono ancora in discussione a livello europeo.

Per una piccola impresa il punto utile non è cambiare fornitore, ma sapere di poterlo fare: quali dati possiede, dove sono e quanto lavoro servirebbe per spostarli. Chi ci ha già pensato sceglie il prossimo strumento con meno vincoli, che sia un software in abbonamento o uno costruito sul proprio modo di lavorare.