Incassi in ritardo: come tenere sotto controllo le scadenze

Secondo l'Osservatorio pagamenti di Cerved, pubblicato ad aprile 2026, nel 2025 le microimprese italiane hanno pagato i propri fornitori in media in 50,20 giorni e le piccole imprese in 56,85 giorni. I tempi complessivi sono scesi rispetto al 2023, ma i ritardi oltre la scadenza sono aumentati rispetto al 2024 per micro, piccole e grandi imprese, e nell'ultimo trimestre del 2025 sono cresciuti in tutte le classi dimensionali.

Per una piccola impresa che vende ad altre aziende questo significa una cosa concreta: una parte del fatturato arriva in banca più tardi del previsto. Non si può decidere quando un cliente paga, ma si può decidere quanto in fretta ci si accorge di un ritardo e cosa si fa dopo. Questo articolo guarda proprio a questo: i dati, le regole di base e un modo semplice per organizzare scadenze e solleciti.

Cosa dicono i dati

L'Osservatorio Cerved misura i giorni che le imprese impiegano per pagare i fornitori, divise per dimensione dell'impresa che paga. Il periodo cresce con la dimensione: le grandi imprese sono le più lente.

Dimensione dell'impresa che paga	2023	2025
Micro	52,26 giorni	50,20 giorni
Piccole	60,04 giorni	56,85 giorni
Medie	65,11 giorni	63,20 giorni
Grandi	76,71 giorni	73,21 giorni

Il dato sui ritardi, cioè i giorni oltre la scadenza concordata, va in direzione opposta. Nel 2025 i ritardi medi sono cresciuti in agricoltura (da 9,82 a 14,01 giorni), nel sistema moda e nella chimica e farmaceutica, mentre sono calati in logistica, mezzi di trasporto, sistema casa e distribuzione. Anche la geografia conta: il ritardo medio è di 6,34 giorni nel Nord Est e di 13,55 giorni al Sud e nelle Isole.

Nell'ultimo trimestre del 2025 le microimprese sono passate da 48,97 a 51,42 giorni complessivi rispetto allo stesso periodo del 2024. Molte piccole imprese hanno come clienti altre piccole imprese, quindi questo è il dato che le riguarda più da vicino.

Cosa prevede la legge

Le regole sui ritardi di pagamento tra imprese derivano da una direttiva europea recepita in Italia. Secondo il portale ufficiale dell'Unione europea Your Europe:

gli interessi di mora sono dovuti dal giorno successivo alla scadenza indicata nel contratto;
se il contratto non indica una data di pagamento, gli interessi decorrono 30 giorni dopo che il cliente ha ricevuto la fattura;
per ogni fattura pagata in ritardo si possono chiedere 40 euro a titolo di rimborso forfettario delle spese di recupero, oltre alle spese ragionevoli che superano questa cifra.

Il tasso di riferimento su cui si calcolano gli interessi è pubblicato ogni sei mesi dal Ministero dell'Economia in Gazzetta Ufficiale: per il periodo dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 è pari al 2,40%.

Nella pratica molte piccole imprese non chiedono interessi ai clienti abituali, per non rovinare il rapporto. Conoscere le regole però serve lo stesso: aiuta a scrivere condizioni di pagamento chiare in preventivi e conferme d'ordine e dà un argomento in più quando un ritardo diventa abituale.

Dove si perde il controllo

Prendiamo un'impresa di otto persone che installa impianti per altre aziende. Le fatture le emette l'ufficio con il programma di fatturazione elettronica. Gli incassi si vedono dall'home banking. I solleciti li fa la titolare quando se ne ricorda, di solito a fine mese.

In questo schema nessuno incrocia in modo sistematico fatture emesse e incassi ricevuti. Succedono allora cose prevedibili:

una fattura scaduta da 40 giorni passa inosservata perché nessuno l'ha cercata;
un bonifico parziale viene registrato come saldo;
un tecnico accetta un nuovo lavoro da un cliente che ha tre fatture aperte, perché non ha modo di saperlo;
il sollecito parte tardi e con un tono irritato, perché ormai il ritardo è lungo.

Nessuno di questi problemi dipende dal cliente. Dipende dal fatto che l'informazione "chi mi deve quanto, e da quando" non è in un posto solo e non è aggiornata.

Cosa serve sapere ogni settimana

Per tenere sotto controllo gli incassi bastano poche informazioni, purché aggiornate:

fatture aperte per cliente, con importo residuo e data di scadenza;
anzianità dello scaduto, divisa per fasce: non ancora scadute, scadute da 1 a 30 giorni, da 31 a 60, oltre 60;
ritardo medio di ogni cliente, per capire chi paga sempre con dieci giorni di ritardo e chi invece ha cambiato abitudini da poco;
ordini o lavori in corso per clienti con scaduto, così chi prende un nuovo ordine sa che c'è una situazione aperta.

Un elenco del genere si può tenere anche in un foglio di calcolo, se le fatture sono poche e una persona lo aggiorna con regolarità. Diventa fragile quando le fatture sono molte, quando gli incassi vanno abbinati a mano o quando le informazioni servono anche a chi lavora fuori ufficio.

Da dove partire

Qualche passo, in ordine di impegno crescente.

1. Un solo elenco di fatture aperte. Le fatture elettroniche sono già dati strutturati: il programma di fatturazione o il tuo commercialista possono quasi sempre esportare l'elenco delle fatture emesse con importi e scadenze. È il punto di partenza, invece di ricostruirlo a mano.

2. Abbinamento degli incassi una volta alla settimana. Un appuntamento fisso, anche di mezz'ora, in cui si confrontano i movimenti bancari con le fatture aperte. I pagamenti parziali vanno registrati come tali.

3. Una regola di sollecito a date fisse. Ad esempio: un promemoria cortese qualche giorno prima della scadenza per gli importi più alti, un'email il settimo giorno di ritardo, una telefonata dopo trenta giorni. Una regola scritta toglie il problema del "quando chiamo" e rende i solleciti meno personali.

4. Collegare lo scaduto agli ordini. Chi riceve un nuovo ordine dovrebbe vedere subito se il cliente ha fatture scadute. Non serve bloccare automaticamente nulla: basta che l'informazione ci sia nel momento in cui si decide. Su come gli ordini attraversano l'azienda, l'articolo sul ciclo dell'ordine mostra dove si fermano più spesso.

5. Automatizzare promemoria e riepiloghi. Quando i passi precedenti funzionano, promemoria automatici, riepiloghi settimanali per cliente e un'area in cui il cliente vede le proprie fatture aperte riducono il lavoro ripetitivo. Hanno senso solo se i dati di partenza sono affidabili: un sollecito automatico per una fattura già pagata fa più danni di nessun sollecito.

In sintesi

I dati Cerved indicano che i tempi di pagamento tra imprese si sono accorciati negli ultimi tre anni, ma che i ritardi oltre la scadenza sono tornati a crescere, in particolare per le microimprese a fine 2025. Una piccola impresa non può cambiare le abitudini dei clienti, ma può fare in modo di sapere ogni settimana chi deve pagare, da quanto tempo e con quali ordini ancora aperti.

Il primo passo non richiede investimenti: un elenco unico delle fatture aperte e un momento fisso per abbinare gli incassi. Se poi le fatture sono tante o le informazioni servono a più persone, uno strumento costruito sul proprio modo di lavorare, come una web app gestionale, può tenere insieme fatture, incassi e ordini in un unico posto.